Как правильно вести ежедневник?

ezhednevnik1

 

Столько дел, столько дел… Как все успеть и ничего не забыть?? Мало кто из нас обладает феноменальной памятью и может на нее 100%-но положиться. А посему, вашим верным помощником будет… ежедневник!

«Фиии,какая глупость!» или «У меня он есть,не помогает» скажут некоторые. Хм…а вы им правильно пользуетесь? Как вы это делаете? Открыли, записали во сколько и где быть, что сделать- и все? А что вы делаете с делами, которые не успели выполнить? Насколько подробно вы записываете свой день?

Вот-вот. Получается, большинство не умеет рационально планировать свое время.Итак. Небольшой ликбез. Ежедневники бывают датированные, недатированные и полудатированные.  Датированные — проставлены и дата, и день недели. Они выпускаются на один год. Недатированные- и дату, и день недели вы прописываете самостоятельно. Они рассчитаны на несколько лет (обычно на 4 года). Полудатированные- дата стоит,а день недели на ваше усмотрение. Также выпускаются на несколько лет. Лично я предпочитаю первый или последний вариант. Тем самым тратится меньше времени на писанину и легче планировать перспективные дела.

Я бы конечно с удовольствием усовершенствовала все существующие ежедневники.  Мне всегда очень не хватает одного чистого листа в начале каждой недели. Для чего? Поясняю. Лично я сперва составляю план на всю неделю (а то вдруг что забуду в процессе планирования), а затем уже раскидываю дела по дням. Но т.к. такой роскоши там нет, то выручает лист бумаги формата А4, сложенный пополам, куда «накидываю» все дела и затем, уже планируя каждый отдельный день, сперва гляжу в свою подсказку и выбираю то, что могу выполнить завтра.  В «шапку» дня в ежедневнике пишу дела, которые необходимо выполнить, чтобы не забыть при планировании.

В корне не соглашусь с теми, кто считает это простым занятием. Расписать очередность дел с учетом территориального расположения тех мест, где вам необходимо побывать, распланировать все правильно, чтобы везде успеть, ничего не забыть и выполнить поставленные задачи, особо не напрягаясь. Кому вы будете нужны вечером с языком через плечо?  Секрет в том, чтобы заложить так называемые резервы на непредвиденные обстоятельства, будь то: проколотое колесо, сломанный каблук, стрелка на колготках, пробки на дорогах и многое другое. Если что-либо из вышеперечисленного задержит вас, то последующие дела вы выполните лишь частично или вовсе не успеете этого сделать. А если следующим пунктом идет важная встреча? Понимаете теперь, в чем смысл резервов? Лучше приехать заранее и настроиться на разговор, чем забежать в кабинет с одышкой и раскрасневшимся лицом.

А что делать, если сегодня что-то не успел? Ну как это что? Вам же это все равно необходимо сделать. Поэтому перенесите это на другой день, по возможности конечно пораньше- на следующий. Но лишь в том случае, если задача потеряла свою актуальность, вы можете ее вычеркнуть

А теперь о том, что наверняка повергнет вас в шок. В ежедневнике обязательно выделяйте время на еду! Звучит бредово, но если задуматься- все логично. Вы же тратите на это время? Тратите. Но это занятие никуда не записано, под него не заложено время, так? Тогда получается, что вы крадете драгоценные минуты у других, возможно даже более важных, дел. А если изначально внести прием пищи в расписание дня, то вы все успеете не в ущерб другим планам.

Еще один совет: изначально закладывайте большее количество времени, чем потребуется на выполнение задания. Ведь часто бывает так, что оно кажется пустяковым, а как начинаешь вникать в суть, сразу появляется куча вопросов. И это конечно же влечет за собой задержку. А если изначально запланировать на это чуть больше времени, то успеете все сделать не торопясь. Но уж если закончите раньше…Что ж, это ваш приятный бонус, который вы можете потратить на себя: заняться любимым делом или просто отдохнуть.

Наверняка вы обращали внимание, что в какое-то время суток вы находитесь на подъеме, все вам удается легко и быстро, будто бы играючи, а в другое время то же дело подвисает у вас чуть ли не на час. Проанализируйте свою активность, записывая каждый день моменты прилива и отлива сил. Но не ограничивайтесь размытыми «утро» и «вечер»…Утро и вечер это ведь не один час, верно? Каждый пик энергичности длится примерно по 2-3 часа, и нам нужно как можно точнее знать, когда они наступают, чтобы использовать их максимально эффективно. Не забывайте, что у каждого свой ритм. Разделение на сов и жаворонков еще никто не отменял. Планируя свою неделю, распределите самые важные дела по пикам вашей активности. А что делать в периоды спада энергии? Лучше всего было бы поспать, хотя это конечно не всегда удается. Тогда посвятите это время рутинным делам (которые не требуют творческого подхода и больших затрат сил), чтению или общению. Отвлеките немного свой мозг от бурной активности, дайте ему расслабиться и отдохнуть. Таким образом, планируя свою неделю, под сложные задачи отводите периоды наибольшей активности, а текучку оставляйте на периоды спада.

А теперь поговорим о мелких делах, которых почему-то оказывается много… Поступаем по-хитрому: объединяем их все в один блок и решаем  одним махом. Когда всю мелочевку делаешь вместе, она закрывается гораздо быстрее. Что относится к мелким делам? Звонки по телефону, работа с почтой, поздравления с праздниками, отправка корреспонденции, оплата квитанций через он-лайн сервисы и так далее. И получается, что вроде весь день был занят: отвечал на звонки, общался по всяческим вопросам, а в итоге толком-то ничего и не сделал. Есть такой парадокс: текучка запросто съест все ваше время, если вы не будете ее ограничивать. Да и постоянное прерывание на мелкие дела требует много сил и перестраивания с одной деятельности на другую. Таким образом, чем меньше в нашей жизни текучки, тем нам легче. Поэтому объединяем всю «мелочь» в один большой блок и уделяем ему от одного до трех часов в день максимум. В дальнейшем сокращайте это время до одного часа в день. Закончилось отведенное время — все, остальное переносим на следующий день.

А теперь о конкретике.  Когда ставите задачу, не забудьте четко ее формулировать. Есть ли разница между «написать статью» и «статья»? Некоторые ее не видят. Но вся соль в том, что в первом случае вы ориентированы на результат, а во втором- на процесс. Что для вас важнее: пописать статью или получить в результате готовую? Я думаю, что все же получить конечный результат. Поэтому не забудьте формулировать свои задачи с глаголам совершенного вида, обозначающим завершенное действие.

Не забывайте про приоритетность задач. Ведь это один из признаков умения правильно планировать свой день. Во время дедлайнов вы отметаете второстепенные дела и занимаетесь лишь действительно важными. Чтобы быть эффективными, нужно научиться не выполнять необязательную работу, отбрасывая как можно больше лишнего и концентрируясь на действительно нужном.

Главный принцип ведения ежедневника- вести его каждый день. Сперва это кажется сложным, не всегда получается, мы оправдываемся усталостью, сонливостью и многим другим. Потому что на самом деле это не так просто, как кажется. Но это дело привычки, и через несколько месяцев вы уже сами не сможете лечь спать без ежевечернего планирования. Я всем настойчиво советую расписывать свой следующий день непосредственно перед сном. Тогда вы уже точно знаете, что из сегодняшних незавершенных дел вам необходимо доделать завтра, какие у вас задачи на следующий день, да и о вашем состоянии здоровья, что тоже немаловажно. Во сне организм готовится к выполнению запланированных вами дел и рассчитывает необходимое количество сил. По собственному опыту знаю, что если плюнуть на все и лечь спать без вечернего общения с ежедневником, то «завтра» превратится для вас в бесцельно потерянный день- толком ничего не сделаете, хотя весь день будете чем-то заняты. Ежедневник всегда должен быть у вас под рукой. Да, не всегда это конечно удобно, учитывая размер дамских сумочек. Но некоторые книжечки бывают настолько красивыми (как мой экземпляр из бархата), что можно носить их в руках- они выгодно подчеркнут ваш имидж. Зато как только появляется новая задача, вы сразу заносите ее в ваш органайзер и уж точно не забудете.

Самое важное- не забывайте анализировать ваши записи! Это поможет вам понять, где вы «подвисаете», сколько в действительности нужно времени на выполнение той или иной задачи, сколько закладывать на резерв и многое другое. Ведь грамотно спланированный день- гарант вашего успеха. А в нынешнее время ценятся те люди, которые успевают делать все быстрее и качественнее других. А посему — приобретайте ежедневник, оттачивайте мастерство планирования и добивайтесь успеха!

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники

1 отзыв

Рубрика: Тайм-менеджмент

Один отзыв на Как правильно вести ежедневник?

  1. Спасибо за полезную и интересную статью!
    Любой человек рано или поздно попадает в ситуацию, когда планирования будущих дел становится жизненно необходимо.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *